Оценивайте важность письма сразу же
Оценивайте важность письма сразу же
Сразу же после прочтения присваивайте каждому письму (мысленно или делая на нем пометки) один из трех уровней важности: 1) приоритетное, 2) важное или 3) может подождать. Если почта относится к первой категории, то есть на письмо необходимо срочно отреагировать и оно имеет первостепенное значение, быстро набросайте ответ или решение сразу же после его прочтения. Если вы отнесли письмо ко второй категории, оно должно быть достаточно важным, чтобы на него так же требовался немедленный ответ или вы могли бы сразу же перенаправить его кому-то другому, кто может на него ответить. Почту, относящуюся к третьей категории, можно временно отложить, и, если вы не хотите сразу на нее отвечать, оставьте это на потом. Вероятно, вы обнаружите, что если такие письма отложить на достаточно длительный срок, то вам вообще ничего не придется с ними делать, кроме как удалить или отложить в папку. Именно такую почту и можно копить до тех пор, пока у вас не появится «больше времени».
Некоторые письма попадают в одну из категорий автоматически. Заказ на покупку должен быть отнесен к первой категории, благодарственное письмо — к третьей, как и большинство предложений о продаже. Запрос о получении информации может быть отнесен ко второй категории, то же самое относится и к большинству отчетов — такие материалы требуют немедленного и быстрого прочтения. Приучитесь классифицировать и присваивать статус рабочим материалам по мере ознакомления с ними и немедленно реагируйте на каждый из них, чтобы не пришлось возвращаться к нему повторно.
Обязательно всегда используйте руку при чтении писем. Несмотря на то что они короткие, но сэкономленные секунды быстро набегают, если вы их читаете в большом количестве. Особое внимание всегда обращайте на цифры, такие как важные даты, стоимость и др., имеющие существенное значение. Они привлекают внимание и указывают на важные части письма. Старайтесь быстро распознавать стандартные места, общие вводные фразы и заключительные абзацы и просто перескакивайте через них.
Упражнение № 46
Материалы: устройство для контроля времени, на котором необходимо будет засечь 20 и 40 секунд; карандаш и бумага.
1. Проставьте на листе бумаги цифры от 1 до 6. Проработайте по очереди каждое из приведенных ниже писем. Прежде всего просмотрите его за 20 секунд. Попытайтесь определить его тип: отчет, предложение о продаже, благодарственное письмо или что-то другое.
2. После предварительного просмотра первого письма запишите, к какому типу оно относится. Если сможете, также присвойте ему уровень значимости (1, 2 или 3).
Если вы можете ответить на письмо уже после предварительного просмотра, кратко набросайте ответ или решение по затронутому вопросу на листе.
3. Если вам нужно все же прочесть письмо, потратьте на это не более 40 секунд. После чтения кратко запишите ответ или решение.
4. Повторите шаги 1–3 со всеми остальными письмами.
KARBON KOPIERS
Бульвар Дулус, 1234
Айова-Сити, Гавайи
Г-ну Томасу
Компания Maurice Deer
пр-т Шарлотт, 4545
Тускалуса, Кентукки
Дорогой Томми!
Я был очень рад встрече с тобой во время нашего возвращения в Штаты. Мне только жаль, что мы с Джейн не знали, что ты ездил на острова, и мы не смогли принять тебя у нас.
Как мы обсуждали в самолете, компания Karbon Kopiers, несомненно, помогла бы тебе сэкономить деньги при твоих больших объемах копирования. Мы можем предложить цены, которые на треть, а то и больше ниже тех, что ты сейчас платишь за оборудование компании Standard Duplicating Equipment. Мы можем это сделать благодаря уникальной новой системе, которая лишь недавно была выпущена на рынок и позволяет использовать любой вид бумаги, а также требует меньших затрат на производство.
Дай мне знать, если захочешь, чтобы с тобой связался наш представитель. Новая машина настолько популярна, что у нас уже имеется большое количество заказов. Но мы всегда можем зарезервировать несколько штук для своих особых клиентов и друзей. Если тебя это заинтересовало, я свяжусь с нашим представителем в вашем регионе и введу его в курс дела.
Передай Ирен, что мы скоро пришлем ей имбирные духи, а тебе — несколько банок макадамии.[18] Надеюсь, что в наступающем году мы встретимся у нас на Гавайях или на континенте. Передавай мои наилучшие пожелания всем остальным членам семьи.
С уважением,
Роланд Дэвид,
президент
LUMINISCENCE, INC. 340
Бульвар Шейдисайд
Купертино, Калифорния
Уважаемый клиент!
Существует множество способов решить проблему высокой стоимости жизни. А для розничных продавцов, таких как Вы, одним из наиболее эффективных способов это сделать может стать заказ товаров большими партиями, чтобы воспользоваться скидками за оптовую закупку.
Позвольте мне проанализировать потенциальную выгоду, которую это могло бы принести Вам в прошлом году. По нашим данным, в недавно завершившемся году Вы приобрели у нас 8520 различных электрических ламп, а в разбивке по видам: 1260 ламп мощностью 40 ватт, 3600 мощностью 60 ватт и 3660 мощностью 100 ватт. И поскольку каждый Ваш отдельный заказ вне зависимости от вида ламп не превышал 120 ламп, мы должны были обработать около 40 заказов, чтобы Вас обслужить. При этом в каждом случае Вы приобретали товар по максимально высокой цене, поскольку скидки начинают действовать при заказе от 300 ламп.
Покупая товар партиями 300 штук в каждом заказе, Вы могли бы сократить суммарные расходы за год на 625 долларов. Только представьте себе, Ваша годовая прибыль увеличилась бы на 625 долларов! А если бы Вы заказывали товар партиями по 600 ламп, Ваша прибыль возросла бы еще на 500 долларов.
Если у вас есть вопросы по условиям заключения сделки, то мы хотели бы напомнить, что мы всегда с удовольствием готовы сотрудничать с клиентами, имеющими хорошую кредитную историю в нашей компании, а Вы, вне всяких сомнений, относитесь к числу таковых. Поэтому я предлагаю отправить к Вам на следующей неделе одного из наших торговых представителей, который поможет Вам составить график покупок на этот год, чтобы воспользоваться максимальными возможными скидками.
Надеюсь получить ответ от Вас в ближайшее время.
С уважением,
Р. Бронсон,
вице-президент по продажам
UNION UNIVERSITY
Пайсквилль, Калифорния
РЕКТОРАТ
март 1997
Г-ну Рональду Фаутсу
ул. Бискейн, 3487
Оксфорд, Миссисипи
Дорогой Рон!
Почти пять лет назад наш университет инициировал одну из самых масштабных кампаний в своей истории, во время которой планировалось привлечь в Фонд университета 300 миллионов долларов.
Сегодня, благодаря поддержке 45 000 выпускников и друзей университета, нам удалось собрать 95 % от намеченной суммы. Не только от своего лица, но и от лица попечительского совета и большого количества наших добровольных помощников я заявляю, что мы чрезвычайно удовлетворены достигнутыми на данный момент результатами.
Я знаю, что Вы постоянно перечисляете пожертвования в наш Фонд, и благодарю Вас за эту поддержку. Сейчас я прошу Вас о том же, о чем и всех остальных друзей нашего университета, как выпускников, так и тех, кто не учился у нас, а именно: внести дополнительный вклад в проводимую нами кампанию, инвестировать в будущее университета сумму дополнительно к Вашему ежегодному пожертвованию. Достижение цели кампании и ее успешное завершение запланировано на конец этой весны.
Целью сбора средств в рамках кампании является финансирование ряда жизненно важных направлений деятельности университета: высококачественное образование, обеспечиваемое благодаря привлечению блестящего профессорско-преподавательского состава; предоставление стипендий лучшим студентам, многие из которых оплачивают дорогостоящее образование в университете за счет собственных средств; техническое оснащение учебных корпусов, таких как обширные библиотечные помещения и современные лаборатории, а также обновление компьютерного оборудования и программного обеспечения; и далеко не в последнюю очередь — пополнение фонда пожертвований, который представляет собой основу обеспечения независимости любого частного университета. Иными словами, эта кампания поможет нашему университету в его стремлении к совершенству.
Я прошу Вас поддержать нас и таким образом присоединиться ко всем тем, кто уже это сделал. Учитывая, какие впечатляющие результаты уже достигнуты и как мы близки к достижению цели, я прошу Вас оказать нам максимально возможную поддержку, чтобы в апреле на церемонии завершения кампании по сбору средств Вы могли присоединиться ко всем, кто сможет сказать: «Мы это сделали!» — и с гордостью спеть гимн нашего университета.
С уважением,
Дж. Б. Бернсон,
ректор
BANK OF COLUMBUS
5-я Восточная ул., 55
Колумбус, Мэриленд
Г-ну Чин Хо
ул. Борн, 870
Колумбус, Мэриленд
Уважаемый господин Хо!
Вы путешествуете, развлекаетесь с друзьями или время от времени совершаете выгодные сделки? Способны ли наличные деньги, которые в любой момент могут быть предоставлены в Ваше распоряжение, обеспечить Вам большую финансовую свободу? Если это так, мы готовы предложить Вам особую услугу, которую оценит такой взыскательный человек, как Вы: резерв наличности в размере от 2000 до 5000 долларов, а также специальную золотую карту Bank of Columbus / American Express.
С нашей специальной золотой картой Вы получите возможность кредита без залога в тысячах магазинов и заведений по всему миру, а также удобство и беспрецедентную покупательную способность. Где бы Вы ни оказались по рабочим или личным делам: в гостиницах, ресторанах или магазинах, — золотая карта откроет перед Вами все двери и даст понять, что Вы привилегированный клиент нашего банка.
Как только Вы получите одобрение банка и откроете счет, Вам будет предоставлен резерв наличности (минимум 2000 долларов), который Вы сможете использовать на Ваше усмотрение, когда Вам срочно понадобятся средства. Это так просто! Не нужно собирать документы, приходить в банк и отвечать на вопросы.
Наша особая услуга была специально разработана для того, чтобы Вы чувствовали себя уверенно, зная, что Вам всегда доступны денежные средства в любом месте и в любое время, когда они потребуются. В приложенном буклете Вы найдете более подробную информацию, а также бланк заявки. Мы надеемся, что Вы оцените уникальность, надежность и удобство нашего предложения при планировании Ваших личных финансов и примете его. Подайте заявку сегодня!
С уважением,
Джим О’Коннер,
вице-президент
P. S. При открытии счета Вы получите специальный подарок (подробности в приложенном буклете).
Чарльзу Дуайеру, президенту
Benton & Dwyer
Бульвар Реннсбери, 3400
Питтсбург, Пенсильвания
Уважаемый господин Дуайер,
когда я уволился из Вашей компании два месяца назад, я забыл попросить рекомендательное письмо. Сейчас я претендую на должность в одной известной юридической фирме в Сан-Франциско и хотел бы обратиться к Вам за рекомендацией, если это возможно. Мой потенциальный работодатель попросил подробно указать в письме мои обязанности в Benton & Dwyer, поэтому я был бы Вам благодарен, если бы Вы упомянули об этом.
Пожалуйста, не могли бы Вы отправить Ваше рекомендательное письмо напрямую г-ну Уодсворту Адамсу по адресу: Adams & Niece, Парк Плейс, 22, Сан-Франциско, Калифорния.
Заранее благодарю Вас за помощь.
С уважением,
Кристофер О’Брайен
Г-ну Эрдвину Эрдмору
Восточная ул., 123
Пеория, Иллинойс
Уважаемый господин Эрдмор!
Две недели назад, когда мы с Вами целый день осматривали земельные участки в деловом центре «Сиракуз», мне показалось, что Вы серьезно заинтересовались участком на углу проспектов Трейси и Скидмор.
Сейчас у меня есть информация, что если действовать быстро, то, возможно, нам удастся заключить сделку по покупке этого участка по цене приблизительно на 24 000 долларов меньше, чем я Вам называл. Это связано с тем, что владельцам срочно необходимы наличные средства.
Разумеется, по сниженной цене эта недвижимость будет привлекательна и для многих других покупателей, и я уверен, что она будет продана очень быстро. На самом деле у меня уже есть один заинтересованный покупатель, но я решил предоставить Вам возможность сделать выбор первым, так как Вы заинтересовались этим участком раньше.
Однако я не могу ожидать Вашего ответа очень долго. Самое большее, что я могу сделать, — это дать Вам пять дней на раздумье, то есть Вы должны принять окончательное решение к пятнице, 19 сентября. Само собой, я надеюсь, что Вы свяжетесь со мной немедленно. Уверен, что это место идеально соответствует Вашей цели. Как Вы знаете, не так просто найти привлекательную недвижимость в хорошем районе за такие деньги.
Ожидаю Вашего скорейшего ответа, господин Эрдмор.
С уважением,
Гай Д. Голд
Если вы подписаны на развлекательные или профессиональные журналы, используйте методы, описанные в главе 35. Обязательно держите по нескольку журналов дома и на работе, чтобы читать их, когда у вас появится пять или десять свободных минут. Вы сможете просмотреть множество подобных дополнительных материалов, используя для этого время, которое обычно теряется. Большинство журналов и информационных буклетов относятся ко второй или третьей категории, и обычно их можно рассмотреть в течение одного-двух дней или вообще не просматривать. Поэтому положите их туда, где они будут у вас под рукой на тот случай, когда у вас появится несколько свободных минут.
То же самое относится и к электронной почте. Я не рекомендую вам использовать движения руки на экране монитора. Однако целесообразно было бы распечатывать электронные письма и просматривать их, применяя те же методы, что и с обычной бумажной корреспонденцией.
Если вы осознанно ставите перед собой цель и сразу же оцениваете получаемые материалы, старайтесь работать с большей частью из них только один раз, используя руку при чтении. Так вам удастся значительно сократить время, которое вы обычно тратите на чтение рабочих текстов. Некоторые руководители смогли вполовину уменьшить время, затрачиваемое на чтение служебных документов. Если вам нужно многое успеть, то эта цель вполне реальна, и для ее достижения требуется лишь немного практики.
Чтобы завершить работу на сегодня, перейдите к тренировочным упражнениям для шестой недели обучения.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.