Сортировка
Сортировка
Вы помните, какие категории определили для системы хранения данных на третьем этапе процесса планирования? Сейчас пришло время их использовать. Запишите их названия на отдельных листках бумаги или учетных карточках и разложите на большой горизонтальной поверхности, — например на полу или столе переговоров. Далее начинается утомительный процесс сортировки документов по стопкам. Если для какой-то бумаги категория не предусмотрена и вообще не нужна в вашем ЛСД, немедленно отправляйте ее в измельчитель или в коробку для макулатуры. Но если окажется, что у вас нет подходящей стопки для документа типа ПСЗ или «Расширенное знание», создайте ее, запишите название на учетной карточке и складывайте бумаги туда.
Что отправлять в измельчитель? Перечислим документы, которые лучше уничтожать, чем бросать в коробку для макулатуры.
— Заполненные заявления на выдачу кредитной карты, которые в рекламных целях рассылают банки.
— Любые ненужные листы бумаги, где указаны адреса, номера счетов или коды доступа, даты рождения, бюджеты, фотокопии конфиденциальных документов, номера водительских прав, информация о трудоустройстве. Конверты и наклейки с адресом, сметные документы, просроченные справки, багажные квитанции, медицинская информация, пароли, отчеты, образцы подписей, номера социального страхования, дубликаты документов, командировочные удостоверения, использованные авиабилеты и вообще все те сведения о вас или вашем бизнесе, которые вам не хотелось бы обнародовать.
— Кредитные карточки с истекшим сроком действия, банковские карты, паспорта (после того как вы получили новый), любые идентификационные карты (из колледжа, армии, рабочие и т. д.)
— Отчеты о проверке кредитной истории продавцов.
Во время сортировки вы можете обнаружить документы, принадлежащие не вам, а кому-то из ваших коллег. В таком случае начните новую стопку, озаглавив ее именем этого человека. Позднее, когда закончите, скрепите ее зажимом и передайте собственнику. А если попадутся бумаги, которые должны быть у вас дома, а не на работе, создайте стопку «Дом» и складывайте их туда. Когда начнете упорядочивать документы дома, поступите аналогично: сложите в стопку «Работа» все, что следует отнести в офис.