Глава 7 Управление проектами для жизни

Я – проектный менеджер. Соответственно методы и приемы из работы я часто использую в жизни. Это спасает много времени и нервов. Каждый день в работе и личной жизни нас окружают проекты. Организация свадьбы, защита диплома, получение водительских прав – это все проекты. От успешного их выполнения зависит дальнейший рост компании, вашей карьеры, развитие отношений, состояние здоровья, репутация.

Проекты отличаются длительностью и количеством вовлеченных ресурсов, но имеют и нечто общее. Во-первых, у них есть четкая цель – создание продукта, услуги или получение измеримого результата. А во-вторых, действовать мы должны в рамках строгих ограничений во времени, бюджете (оборудовании, команде и т. п.). Существуют 4 простых инструмента, которые уже сегодня могут сделать вашу жизнь и работу легче и эффективнее.

1. Формулируем четкие цели

Цель придает смысл проекту и отвечает на вопрос: «Зачем мы вообще это делаем?» Есть ответ – есть мотивация для участников. Как результат – проект выполняется быстро и эффективно. Цели – это результаты, которые хотим получить по завершении проекта. Они должны быть всегда измеримы. Рекомендую избегать здесь неопределенности. Цели я формирую по SMART:

S – Specific – конкретная;

M – Measurable – измеримая;

А – Achievable – достижимая;

R – Relevant – актуальная;

T – Time-bound – ограниченная во времени.

Пример 1. Перевод с английского на французский объемом 23 000 слов, прошедший 2 уровня проверки и выполненный 7 специалистами с опытом в медицинском переводе, должен быть загружен в систему до 00.00 в понедельник 25 июня. Ценовая ставка переводчика не должна превышать $0,05 за коррекцию и $0,07 за перевод 1 слова.

Пример 2. Празднование дня рождения Оли. Праздник пройдет в летнем саду ресторана «Радуга» 7 июля 2018 года, начало в 16.00. На организацию отведено 2 недели. Приглашены 17 человек. Развлекательная программа – джазовый квартет. Угощение – ужин из 5 блюд итальянской кухни. В 19.00 будет вынесен торт со свечами.

2. Описываем охват и область вне охвата

Охват проекта – это список работ, которые мы выполняем, чтобы достичь конечной цели проекта. Область вне охвата – действия, которые мы не делаем в рамках этого проекта. Очень важно прописывать область вне охвата – таким образом мы сохраним здоровое эмоциональное окружение и не создадим команде ситуацию сверхнагрузки. Мы заранее договариваемся с заказчиком о том, чего выполнять не будем, и он в процессе проекта не сможет вмешаться с дополнительными заданиями или изменить бюджет после.

Пример 1. Команда французских переводчиков, которые работают над выполнением объема в 23 000 слов, не должна параллельно привлекаться к выполнению других задач. Новые сотрудники не добавляются в проект. Готовый текст не будет проходить верстку.

Пример 2. Команда организаторов праздника не занимается обеспечением правопорядка на вечере и не несет ответственности за ущерб, нанесенный гостями в нетрезвом состоянии.

3. Создаем план коммуникации

Он нужен для того, чтобы не упустить важное и обозначить, кто, когда, каким образом и что знает о проекте. Такая структура защищает от ситуаций бездействия (что может быть фатальным), когда участники команды не знают, кто какую ответственность несет.

Пример. В процессе ремонта рабочий кабинет Светланы покрасили в ярко-фиолетовый цвет, хотя она мечтала о нежном бежевом. Прораб согласовал выбор цвета с мужем Светланы, который не знал о предпочтениях жены, и по дороге на важное совещание автоматически бросил: «Окей, подойдет!». Это пример несогласованности действий. Можно исправить с помощью создания плана коммуникаций.

Структура (см. примеры 1 и 2)

Кто заинтересован в информации (WHO?)

Зачем информация необходима (WHY?)

Какой тип коммуникации (WHAT?)

Какие способы распространения информации (HOW?)

Когда необходима информация (WHEN?)

4. Матрица ответственности (RASCI diagram)

Довольно сложный инструмент, но по сути это таблица с задачами проекта и исполнителями. На пересечении формулируем степень ответственности каждого члена команды за задачу. Таким образом, проект защищен от «сбрасывания» ответственности в случае форс-мажорных ситуаций.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.