5.6. Чек-лист и типовые активности

Если нам нужно не забыть что-то сделать, мы записываем это в список задач (если это «что-то» сложное и не делается за один шаг, то еще и в список проектов). Если нам нужно не забывать делать что-то регулярно, мы создаем в списке задач повторяющуюся задачу. Но иногда нам требуется не забывать делать что-то (регулярно или время от времени) определенным образом. И вот тут нам на помощь приходят чек-листы или списки контрольных вопросов.

Чек-лист помогает стандартизировать процесс выполнения какой-либо задачи или проекта, и это поистине незаменимый инструмент совершенствования этого процесса. Действительно, если нам надо делать что-то определенным образом, то даже без чек-листа рано или поздно (хотя, скорее всего, очень поздно) мы сможем выучить наизусть все нюансы. Но стоит нам столкнуться с необходимостью изменить этот процесс (пусть совсем ненамного), как эффект интерференции (см. параграф 1.3.1) тут же превратит все знания о характере и последовательности действий в кашу.

По своей природе чек-лист — это справочная информация (не список задач и даже не план проекта). Это «список пунктов, которые надо проверить перед тем, как вы начнете думать». Как вы будете формулировать пункты чек-листа — не столь важно; главное, чтобы они были понятны вашей внутренней обезьянке. И поскольку это справочная информация, то и хранить ее нужно там, где вы с легкостью ее найдете в тот момент, когда она вам потребуется (см. параграф 3.5.4). Например, вот чек-лист, при помощи которого я собираюсь на тренировку[160]:

Рис. 58. Чек-лист для сборов на тренировку

В параграфе 3.6 вы видели чек-листы для регулярных обзоров системы в виде списка контрольных вопросов. Ситуаций, где будут полезны чек-листы, масса:

1) чек-лист содержимого чемодана при поездке в отпуск;

2) чек-лист публикации новой статьи в блоге;

3) чек-лист подготовки еженедельного обзора;

4) чек-лист готовности нового проекта к запуску в работу;

5) чек-лист поездки на конференцию / на дачу / в командировку.

Практически любая ситуация, в которой вы хотя бы раз с досадой воскликнули, хлопнув себя по лбу: «В следующий раз, когда я буду делать X, надо обязательно не забыть про Y и Z», тонко вам намекает, что у вас должен быть сформирован чек-лист для дела X.

Чек-листы для сложных проектов или дел могут даже иметь иерархическую структуру (тем не менее настоятельно рекомендую ограничиться двумя уровнями иерархии). Например, на первом уровне чек-листа перечислены стадии жизненного цикла дела или проекта, а на втором уровне для каждой стадии создается список контрольных результатов, необходимых[161] для ее завершения. Например, я довольно часто провожу тренинги в компаниях, и на этот случай у меня заготовлен вот такой чек-лист:

1. Обработка начального запроса.

А. Договорились о стоимости и порядке оплаты.

Б. Договорились о времени и месте.

В. Определены нестандартные пожелания к программе (инструменты, VPNы, требования службы безопасности, …).

Г. Анкеты с предварительным опросом разосланы.

2. Подготовка к мероприятию.

А. Нестандартные пожелания отражены в презентации и рабочих тетрадях.

Б. Рабочие тетради напечатаны.

В. Ответы на анкету с предварительным опросом проанализированы.

Г. Предоплата получена.

Д. Билеты куплены, гостиница заказана.

Е. Телефон встречающего лица известен.

Ж. Реквизит подготовлен (есть отдельный чек-лист на список реквизита).

З. Документы (счет, акты, оригиналы договоров) подготовлены.

И. Времена посттренинговых встреч и созвонов вставлены в материалы.

К. Идея для пилотирования выбрана.

3. Проведение тренинга.

А. Бумажки переданы контактному лицу.

Б. Посттренинговое письмо отправлено.

4. Сопровождение группы.

А. Приглашения на посттренинговые встречи разосланы.

Б. Акты и договоры подписаны с двух сторон и подшиты в папку с отчетностью.

В. Постоплата получена.

5. Ретроспектива.

А. Анкеты с финальным опросом разосланы.

Б. Дальнейшее сотрудничество обдумано.

В. Результаты пилотирования идеи проанализированы.

Особое внимание хочу обратить на пункты 2И и 5В — про идеи для пилотирования. Очень давно, когда я еще только делал первые шаги в роли руководителя команды разработчиков, я прочитал одну из книг Тома Демарко{90[162], и одна из его идей прочно засела в моей голове: даже в стандартном проекте старайтесь сделать хотя бы какую-то часть работы нестандартным образом. Благодаря этим двум пунктам чек-листа программа тренинга постоянно улучшается и каждый год меняется чуть ли не половина контента.

Подробнее об использовании чек-листов вы можете прочитать, например, в книге Атула Гаванде{91[163].

Есть еще одна небольшая рекомендация для дел, которые надо выполнять, но не очень часто и без какой-либо четкой периодичности (например: я согласился выступить на конференции, собираюсь запустить новое открытое мероприятие, договорился о встрече с новым клиентом). Чтобы не забыть воспользоваться чек-листом, заготовленным на этот случай, я добавляю в чек-лист еженедельного обзора пункт: «Посмотреть, какие из стандартных чек-листов пригодятся мне на этой неделе».