Проблема № 1 – нехватка времени на объяснение задачи

Противоречие

• На объяснение задачи надо выделять время.

• На объяснение задачи не надо выделять время, так как его нет.

Идеальный конечный результат

• Задача сама себя объясняет.

• Найдена возможность объяснить задачу в другое время дня.

Сотрудник сам продумывает суть задачи, босс оценивает формулировку.

Решение: написать инструкцию и использовать для регулярно возникающих задач.

Примером регулярно возникающей задачи может быть необходимость подписать командировочное удостоверение у большого круга лиц в определенном порядке. Сделать это поручили новому сотруднику, который не знает регламента. Поручение может быть сформулировано в виде таблицы.

Бланк поручения по регулярной задаче

Какие выгоды дает применение подобной инструкции?

Бланк аккумулирует как формальные параметры работы, так и неформальные ритуалы. Новичок мимикрирует под старожила и сразу же принимает правила игры, принятые в организации.

Еще одна типичная задача – создать список наиболее часто задаваемых вопросов в рамках поручения закупить канцелярские принадлежности для офиса.

Задача это многогранная. Список вопросов представлен в таблице.

Список часто задаваемых вопросов

Что дает этот список? Учтены пожелания разных сотрудников отдела. Список обобщает коллективный опыт.

Готовить задачи следует с вечера. Смысл фишки: вечером вы работаете в замедленном темпе и можно спокойно осмыслить день и четко сформулировать задачу.

Можете дать сотруднику право самому сформулировать задачу. Смысл фишки: вы проверяете, насколько сотрудник вас понял.

Например, вы ставите перед подчиненным задачу написать отчет о работе отдела. Срок исполнения – завтра к 15:00.

Сотрудник предлагает следующий алгоритм решения задачи.

1. Разработать форму для запроса информации от сотрудников.

2. Разослать форму.

3. Проконтролировать заполнение формы.

4. Подождать, пока придет вдохновение.

5. Написать отчет объемом 150 страниц. Почувствовать себя творцом.

Начальник корректирует задачу.

1. Взять старый отчет.

2. Взять цифры из информационной системы компании.

3. Изменить цифры в отчете.

4. Представить документ боссу.

Что дает такая корректировка? Босс резко ограничил размах деятельности сотрудника. Задача будет гарантированно исполнена.