Приложение Б. ОБЗОР ЛИТЕРАТУРЫ ПО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ

При подготовке этого обзора литературы и инструментов управления временем мы прочитали, проанализировали и обобщили информацию, посвященную восьми основным подходам. И сейчас мы предлагаем вам изучить каждый из этих подходов к управлению временем — от «корней» до «плодов» — и внимательно присмотреться к их достоинствам и недостаткам. Какое, в конечном счете, воздействие они оказывают на качество жизни?

Корни этих подходов в подспудных предпосылках или парадигмах. Разделяем ли мы предпосылки, из которых они произрастают? Каждый подход имеет свою ценность. Каждый обеспечивает важный вклад. Но если базовая парадигма порочна или неполна, такой подход не принесет оптимальных результатов, как бы старательно вы его ни применяли. Сам факт, что мы прикладываем все большие усилия в использование каких-то подходов без видимого улучшения результатов, свидетельствует о фундаментальной проблеме в самой парадигме.

1. «ОРГАНИЗОВАННОСТЬ» (ПОРЯДОК)

Этот подход исходит из посылки, что большинство проблем управления временем порождаются хаосом — отсутствием в жизни порядка. Зачастую мы сами не можем понять, чего хотим. Все наши планы трещат по швам. В большинстве случаев ответ следует искать в системах: системе хранения документов, системе памяток, базах данных. Эти системы обычно фокусируют наше внимание на организованности в трех направлениях:

организация вещей (поддержание порядка во всем — от ключей до компьютеров, от папок до шкафов, от офиса до кухни);

организация задач (порядок и последовательность планируемых мероприятий с помощью инструментов планирования — от простых списков намеченных дел до сложных таблиц и компьютерных программ);

организация людей (разграничение дел, которые вы можете делать сами и которые могут делать другие, создание контрольных систем, чтобы всегда оставаться в курсе событий).

Подход, ратующий за порядок, распространяется за пределы личных дел, до масштабов организации. Когда компания переживает трудности, самое подходящее время начать реорганизацию, реструктуризацию, перетряску, призывать к совместным действиям.

Достоинства. Организованность экономит время и обеспечивает б?льшую продуктивность. Мы не тратим время на поиски ключей, одежды или запропастившихся куда-то отчетов. Мы экономим усилия. Организованность обеспечивает ясность мышления и порядок во всем.

Недостатки. Существует опасность, что организованность становится самоцелью, а не средством достижения более важных целей. На наведение порядка может тратиться огромное количество времени и усилий в ущерб производству. Многие люди полагают, что, расставляя все по своим полочкам, они организуют дело, тогда как в действительности важная работа простаивает. Если не знать меры, то достоинства этого подхода превращаются в недостатки. Чрезмерная «заорганизованность» приводит к отсутствию гибкости в работе.

Это относится как к отдельным людям, так и к организациям в целом.

2. «ПОДХОД ВОИНА» (ВЫЖИВАНИЕ И НЕЗАВИСИМОЕ ПРОИЗВОДСТВО)

«Подход воина» фокусируется на защите человека от всего, что мешает ему сосредоточиться и работать. Нас осаждают многочисленные требования со всех сторон. Обычно мы работаем в таких местах, где дел всегда больше, чем успеваешь сделать. Открывая в компьютерной сети свой календарь, мы обнаруживаем, что наша жизнь расписана на шестнадцать месяцев вперед. Нужно отвечать на сообщения голосовой почты, кто-то постоянно стучит нам в дверь. Мы знаем, что не способны внести свой вклад, если нам не дадут возможности спокойно и плодотворно трудиться.

Мы понимаем, что, если не принять защитных мер, система превратится в лавину, которая похоронит нас заживо. И «подход воина» направлен на защиту себя и своего времени, чтобы, ни от кого не завися, фокусироваться на важных делах. Он включает в себя такие действенные практические приемы, как:

обособление (создание защитных барьеров в виде секретарши, запертой двери, автоответчика или няни для детей);

изоляция (уединение там, где никто не будет мешать);

делегирование (передача заданий другим людям с целью освободить время на решение важнейших вопросов).

Хотя очень немногие книги посвящены специально этому подходу, мы часто находим его в литературе в форме «хитрых» приемов и методов.

Достоинства. Сила этого подхода в том, что мы берем на себя личную ответственность за все, что происходит с нашим временем. Мы способны производить, поскольку нам никто не мешает независимо эффективно трудиться. Уединение бывает необходимо нам всем, особенно когда речь идет о творческой работе.

Недостатки. Главная предпосылка этого подхода состоит в том, что другие люди — наши враги. «Либо они тебя, либо ты их, иначе рабочий график пойдет насмарку». Это парадигма выживания: уединяйтесь, возводите барьеры, говорите «нет», учитесь избавляться от нежелательных посетителей, вешайте трубку посреди разговора — только обязательно в середине своей фразы, а не фразы собеседника!

Этот подход позволяет устранять с нашего пути посторонних людей, чтобы мы могли спокойно делать то, что хотим. Вот только когда эти люди оказываются нужны нам для участия в нашем деле, мы обнаруживаем, что они вовсе не жаждут сотрудничать. Вдобавок такая оборонительная поза часто провоцирует манипулятивное поведение и оказывается самореализующимся пророчеством. Люди ощущают, что ими пренебрегают, и, сознательно или бессознательно, мстят. Они поглощают ваше время и внимание или работают около вас и без вас, создавая проблемы, на исправление которых приходится тратить еще больше времени. Этот оборонительный подход игнорирует взаимозависимую составляющую качества жизни и в большинстве случаев лишь усугубляет проблемы.

Личная ответственность — проверенный и мощный принцип. Проблема, однако, в том, что этот принцип неотделим от идеи, что другие — это враги. Хотя недолгое время мы можем быть высоко продуктивными, негативные последствия парадигмы независимых достижений рано или поздно дадут о себе знать. Независимый подход во взаимозависимой действительности неэффективен.

3. «ЦЕЛЕВОЙ ПОДХОД» (ДОСТИЖЕНИЯ)

Этот подход, по сути, означает: «Пойми, чего ты хочешь, и сосредоточь усилия на достижении цели». Он включает в себя такие методы, как долго-, средне- и краткосрочное планирование, постановка целей, визуализация, самомотивация и создание позитивной психологической установки.

Достоинства. Это подход исполнителя мирового класса, олимпийского чемпиона. Это подход, позволяющий менее одаренному, но более целеустремленному человеку сосредоточить усилия, сфокусировать энергию, не отвлекаться, не позволять преграде встать на пути и превзойти более талантливого. В сфере личностного развития очень немногое можно проверить эмпирически, но то, что люди и организации, которые ставят перед собой цели, добиваются большего, — как раз тот случай. Люди, которые умеют ставить перед собой цели и достигать их, обычно добиваются своего — это неоспоримый факт.

Недостатки. Несть числа людям, которые используют «целевой подход» и карабкаются по лестнице успеха только для того, чтобы в конце пути обнаружить, что лестница приставлена не к той стене. Они ставят перед собой цели и прилагают огромные усилия к их достижению. Но когда они получают то, чего хотели, оказывается, что это совсем не те результаты, которых они ожидали. «И это все?» Жизнь кажется пустой и бессмысленной. Когда цели не базируются на принципах и основных человеческих потребностях, сфокусированность и одержимость, необходимые для их достижения, ослепляют людей, не дают им увидеть, насколько разбалансированной становится их жизнь. Они могут получать доходы, исчисляемые шести- или семизначными цифрами, но в личной жизни переживать бесконечные разводы и проблемы с детьми, которые не желают даже общаться с ними. Они могут иметь яркий публичный образ, но бесцветную личную жизнь. Им может рукоплескать мир, но у них может не быть ни полноценных личных отношений, ни глубокого чувства собственной цельности.

А что происходит, когда какой-то внешний фактор неожиданно делает их «великую» цель недостижимой — атлет получает серьезную травму, художник теряет зрение, музыкант теряет слух? Что им делать, ведь в их жизни ничего другого попросту нет?

В литературе, посвященной «целевому подходу», много говорится о необходимости «заплатить полную цену», но мало что сказано о том, какой в реальности может быть эта цена, включая упущенные возможности.

4. ПОДХОД «АБВ» (РАССТАНОВКА ПРИОРИТЕТОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕННОСТЕЙ)

Подход «АБВ» гласит: «Вы можете сделать все, что захотите, но не все сразу». Он опирается на «целевой подход», добавляя к нему важную концепцию последовательности действий: «В первую очередь сосредоточьте усилия на самых важных задачах». Он включает в себя такие приемы, как прояснение ценностей и классификация задач. Основная предпосылка подхода заключается в том, что, если вы знаете, чего хотите достичь, и сосредотачиваетесь в первую очередь на этом, вы обязательно будете счастливы.

Достоинства. Это традиционный подход в духе «главное внимание — главным вещам». Он обеспечивает порядок и последовательность, снабжая нас методиками повседневного дифференцирования пунктов нашего плана по степени важности (А, Б, В... или 1, 2, 3 и т.п.) и побуждая нас фокусировать внимание на приоритетных задачах. В последнее время в литературе этот подход расширяется, позволяя классифицировать по степени важности и более долгосрочные, даже пожизненные цели. Подразумевается, что «главные вещи» связаны с нашими ценностями и убеждениями и что, определяя свои ценности, мы закладываем принцип первоочередности главного.

Недостатки. Главный недостаток этого подхода в том, что прояснение ценностей не означает, что качеством жизни управляют принципы, естественные законы. Подобное недопонимание часто приводит к тому, что ценности, исходя из которых люди действуют и принимают решения, противоречат законам природы. В таком случае эти ценности неизбежно приводят к неудачам и разочарованиям.

Великое множество людей, стоящих на верхних ступеньках лестниц, приставленных не к той стене, говорят, что они достигли того, что ценили, но это не повысило качества их жизни. Сознательно или бессознательно эти люди опирались на ценности, которые в свое время казались им очень важными. Они поставили цели и приложили огромные усилия к достижению своих приоритетов. Но когда они получили то, чего хотели, результаты оказались совсем не такими, каких они ожидали.

Если на каком-то этапе своей жизни мы что-то ценим, это совсем не значит, что, добившись этого, мы будем счастливы. История полна примеров людей и обществ, которые добивались того, что ценили, но это не приносило «успеха» или счастья, а наоборот, порой губило их.

Кроме самосознания — осознания того, что мы ценим, — необходимо проявлять и другие человеческие дарования: совесть, воображение и независимую волю. Только так мы можем гарантировать, что наши ценности гармонируют с реалиями «истинного севера». Если наши цели не имеют прочной привязки к правильным принципам, мы никогда не сумеем достичь глубокого удовлетворения и счастья в жизни.

5. «ВОЛШЕБНЫЙ ИНСТРУМЕНТ» (ТЕХНОЛОГИЯ)

Этот подход предполагает, что правильный инструмент (хороший календарь, ежедневник, компьютерная программа и т.п.) наделит нас способностью повысить качество жизни. Эти инструменты обычно помогают расставлять приоритеты, упорядочивать задачи и обеспечивать облегченный доступ к нужной информации. Базовая предпосылка в том, что системы и структуры способствуют более эффективной работе. Стильный органайзер в кожаном переплете становится своего рода символом нашего статуса — свидетельством того, что мы практичны и эффективны.

Достоинства. Разумеется, эффективное использование инструментов — очень важно. С хорошими инструментами принципиально удобнее строить и дом, и собственную жизнь. Зачем копать ложкой, если можно взять лопату? Зачем пользоваться обычным календарем, если есть усовершенствованный календарь, который помогает нам:

отслеживать приоритеты;

иметь цели перед глазами;

организовывать задачи;

иметь быстрый доступ к часто используемой информации.

Огромное число имеющихся на рынке бумажных и электронных инструментов свидетельствует о большой популярности этого подхода. Инструменты — символ надежды. Когда имеешь в руках нечто, подразумевающее упорядоченность, в ответ проникаешься чувством порядка. Записывая свои дела, отмечая, что уже сделано; отслеживая все, что происходит в нашей жизни, мы испытываем чувство удовлетворения.

Недостатки. Фундаментальная парадигма, лежащая в основе большинства инструментов тайм-менеджмента, восходит к уже обсуждавшимся нами подходам — «целевому» и «АБВ». Как мы говорили, у этих подходов есть свои достоинства, но и есть и серьезные недостатки, обусловленные тем, что не принимаются во внимание внешние реалии, управляющие качеством нашей жизни.

Основная предпосылка: решение всех вопросов кроется в технологии — также порочна. Даже самый лучший инструмент не может заменить дальновидность, здравомыслие, креативность, характер или компетентность. Мало обладать отличным фотоаппаратом, чтобы стать хорошим фотографом. Нельзя стать великим поэтом только с помощью пусть даже самого лучшего текстового редактора. Никакой самый лучший органайзер не обеспечит счастливую жизнь, хотя зачастую их рекламируют именно в этом качестве. Хороший инструмент может усилить нашу способность повышать качество жизни, но сам по себе повысить это качество он не может.

Большинство существующих инструментов вдохновляют «делание», а не «бытие». Фокусирование на одном дне предполагает, что мы отслеживаем намеченные дела, но не подвергаем сомнению их целесообразность. Многим эти инструменты представляются чересчур жестко структурированными и неестественными. Вместо того чтобы быть нашими слугами, они превращаются в требовательных хозяев, указывая нам на то, что еще не сделано, и извращают природный ритм и баланс, впихивая то, что могло бы быть ярчайшими моментами нашей жизни, в узкие щели предопределенного времени.

А многие ли люди используют инструменты управления временем именно так, как их предполагали использовать их создатели? Как признают сами создатели этих инструментов, очень немногие. Люди покупают изощренные ежедневники и используют их как простые блокноты. Консультанты частенько расценивают их как элегантные календари встреч или вовсе не используют, оставляя их красоваться нетронутыми где-нибудь на столе. Таким образом, для очень многих людей инструменты планирования становятся символами нереализованных обещаний.

6. «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ-101» (НАВЫКИ)

Подход «тайм-менеджмент-101» основывается на парадигме, что управление временем — это, по сути, навык вроде компьютерной грамотности, и что для достижения эффективности в современных условиях мы должны овладеть некоторыми азами, такими как:

использование органайзера или календаря встреч;

создание списков дел;

постановка целей;

делегирование;

организация;

расстановка приоритетов.

Предполагается, что знание этих основ обеспечивает своего рода социальную грамотность, необходимую для выживания в современном мире. Этот подход очень популярен во многих организациях. Когда людям недостает умения планировать, ставить цели или делегировать работу, это может негативно отразиться на деятельности всей организации. Поэтому многие компании обучают своих сотрудникам этим основам в рамках программ повышения квалификации.

Достоинства. Достигаются определенные улучшения, особенно в трудовых навыках, ценимых организацией.

Недостатки. Главный вопрос — глубина и качество обучения. Какие фундаментальные парадигмы при этом преподаются? Привязаны ли они к правильным принципам или они пропагандируют сомнительные предположения относительно природы эффективности и самой жизни?

Интересно отметить, что многие не очень организованные люди, пренебрегающие замысловатыми органайзерами, похоже, достигают большего душевного покоя, полноценных личных отношений и удовлетворения от жизни, чем те, кто занимается планированием времени. И в долгосрочной перспективе эти люди часто приносят больше пользы своей организации, чем многие асы технологий тайм-менеджмента.

Качество жизни человека и организации определяется не столько технологиями и навыками, сколько согласованностью их характера и поведения с принципами. Современные тренинги по тайм-менеджменту — это большей частью смесь различных методов и «трюков» с вкраплениями небольшого количества принципов (таких как организованность и расстановка приоритетов). Но людей очень редко учат надлежащим образом применять эти — или отыскивать и применять иные — принципы. Навыки сами по себе не могут быть ответом на все проблемы.

7. «ПЛЫВИ ПО ТЕЧЕНИЮ» (ГАРМОНИЯ И ПРИРОДНЫЕ РИТМЫ)

Этот подход опирается на несколько иной ряд предпосылок, касающихся времени и жизни, нежели традиционный тайм-менеджмент. Базовая парадигма заключается в том, что научившись «плыть по течению» и возвращаясь к природным ритмам, мы открываем нашу жизнь для спонтанности и непосредственности, естественных для нашего бытия.

Литература, пропагандирующая этот подход, в значительной мере опирается на восточную философию, где упор делается на гармонию внутреннего «я» и естественного течения жизни. Этот подход поддерживается также биологическими исследованиями, показывающими, что всякое живое существо обладает своими внутренними ритмами развития, своей частотой вибраций и что несогласованность этих частот с механистическим ритмом, господствующим в нашем мире часов, компьютеров и сотовых телефонов, порождает серьезные болезни и иные проблемы. Этот подход представляется многим как альтернатива традиционному управлению временем и служит прибежищем для тех, кто устал от неудач и чувства вины, порождаемого системами и парадигмами других подходов.

Достоинства. Есть мнение, что когда-нибудь в будущем археологи будут заниматься раскопками нашей цивилизации и придут к выводу, что наше общество поклонялось часам. Часы висят на стенах наших школ, церквей, в наших кабинетах, в каждой комнате наших домов. Мы даже носим миниатюрные часы на своих запястьях!

Поклоняемся мы им или нет, но часы тикают, телефоны звонят, компьютеры работают, и все это задает довольно скорый и требовательный темп жизни.

Но иногда посреди этого явно принудительного быстрого марша мы переживаем мгновения «вечности», когда время растворяется в радости бытия. Это может случиться, когда мы выезжаем на природу — подальше от часов, телефонов и компьютеров, где мы осознаем вокруг и внутри себя природные ритмы и настраиваемся на них. Это может случиться, когда мы увлеченно занимаемся любимым делом: слушаем музыку, рисуем, читаем или копаемся в огороде. Это может случиться, когда мы, забыв обо всем, общаемся с любимым человеком: делимся своими переживаниями, открываем для себя что-то новое, просто болтаем. Темп радикально меняется, и жизнь воспринимается совсем по-другому: мы ощущаем безмятежность и удовлетворение. Мы чувствуем это, мы осознаем эту разительную перемену и хотим, чтобы это случалось в нашей жизни все чаще.

Этот подход повышает нашу восприимчивость к ценности таких мгновений и помогает увеличивать их число в нашей жизни. Он помогает нам освободиться от гнета «срочных» проблем, вызывающих постоянный стресс. Он создает и поощряет внутреннюю и внешнюю гармонию.

Недостатки. Зачастую этот подход используется не как средство повышения качества жизни, а как реакция на зависимость от срочности. Такие важнейшие элементы, как видение, чувство предназначения и баланс, отсутствуют. Кроме того, при достижении действительно важных целей часто возникает необходимость проявлять независимую волю и плыть против течения.

8. «ОЗДОРОВЛЕНИЕ» (САМОСОЗНАНИЕ)

В последнее время в литературе появились серьезные материалы, посвященные подходу, известному как «оздоровление». Базовая парадигма в том, что под влиянием окружения, наследственности, сценариев и других факторов душа человека неизбежно травмируется, и это проявляется в дисфункциональном или даже губительном для самого человека поведении при организации времени.

Попав в юности под влияние какой-то ролевой модели или семейной культуры, человек может стать «перфекционистом»: бояться делегировать свои полномочия, быть склонным лезть во все мелочи управления, тратить слишком много времени на неэффективные с точки зрения использования ресурсов проекты. Если в сценарии окружения или в семье вам отводилась роль «угодника», вы можете проявлять излишнюю приверженность делу, слишком много работать из страха быть отвергнутым окружающими. Бывает, что под влиянием сценариев человек склонен откладывать решение всех вопросов до последней минуты, он может бояться не только неудач, но и успехов, если ему кажется, что его прошлые успехи принесли кому-то вред или дорого обошлись его семье. Решение этих проблем видится в освобождении от этих психологических и социологических комплексов, порождающих проблемы в управлении временем.

Достоинства. Этот подход хорош тем, что фокусируется на некоторых парадигмах, определяющих наше поведение, на корнях проблем. Он ведет к большему самосознанию и настраивает людей осуществлять фундаментальные изменения и усовершенствования.

Недостатки. Предлагаемые методы оздоровления чрезвычайно многообразны. Хотя этот подход содержит ценные идеи и помогает раскрытию сути проблем, он представляет собой скорее средство диагностики проблем, нежели их решения. Он даже не претендует на то, чтобы быть всеобъемлющим подходом к решению, причем несколько его наиболее распространенных разновидностей противоречат друг другу даже в истоках. Вдобавок этот подход дает очень тонкий срез. Он не обращается к широкому кругу других проблем тайм-менеджмента.

Кроме того, хотя самосознание само по себе имеет большую ценность, его недостаточно. Осознание прошлых сценариев — только первый шаг к серьезным изменениям.

Первая таблица обобщает главные направления, достоинства и недостатки восьми подходов к управлению временем.

Хотя каждый из этих подходов привносит что-то полезное, большей частью они вытекают из парадигм контроля, независимых усилий, продуктивности и хроноса. Следующая таблица показывает, как эти подходы связаны с тремя поколениями управления временем, описанными в главе 1.

Пионеры каждого поколения управления временем внесли огромный вклад, показав человечеству возможности повышения качества жизни. Мы выражаем им признательность за их усилия, как и всем тем, кто вовлечен в кропотливую работу по внедрению в жизнь методов четвертого поколения, основывающихся на естественных законах, которые управляют качеством жизни. Мы убеждены, что их идеи и синергия поднимут нас на новые высоты понимания и помогут внести больший вклад в общее дело.