Ведение дискуссии: встречи для продвинутых

Задача Пауля заключается в том, что он должен провести встречу. В этом разделе речь пойдет о том, как интроверт может успешно справиться с такой задачей с помощью своих скрытых преимуществ.

Назначить время

Если вы можете выбрать время встречи, постарайтесь, чтобы оно было для вас удобным: не слишком рано, не очень поздно и не чересчур много встреч в этот день. Между встречами оставляйте время на совещания и на исполнение решений.

Подготовка содержания

Чем лучше вы подготовитесь к встрече, тем лучше она пройдет. Ниже вы найдете список вопросов, который сможете использовать при подготовке практически к любой встрече.

Список вопросов: подготовка к обсуждению

1. Время: когда должно состояться обсуждение? Как долго оно должно продолжаться?

2. Место: где должно состояться обсуждение?

3. Каковы цели (цель) обсуждения?

4. Какие пункты стоят на повестке дня?

5. В каком порядке должны обсуждаться эти пункты?

6. Сколько времени следует уделить каждому пункту?

7. Если будет не хватать времени, какие темы можно пропустить?

8. Кто принимает участие в обсуждении? Кто будет высказываться по определенным пунктам повестки дня? (Список участников)

9. Кто за какой пункт повестки дня отвечает?

10. Кто должен представить какие-либо документы? До какого срока они должны быть затребованы и предъявлены?

11. Как следует оформить результаты обсуждения? Кто этим займется?

12. Какие средства коммуникации будут использованы?

13. Кто и до какого срока должен разослать приглашения на заседание? Какую информацию при этом следует передать (повестка дня!)?

14. Кто соберет все необходимые документы и проследит, чтобы все было в наличии? Кто займется отправкой документов (если это необходимо)?

15. Кто возьмет на себя организационные обязанности (снятие помещения, размещение гостей, средства коммуникации, таблички с именами, фуршет, напитки)?

Проведение обсуждения

Само обсуждение – это главная сложность. Вы можете использовать аналитическое мышление и придерживаться основной нити содержания при ведении встречи:

Фазы обсуждения

1. Вводная фаза: приветствие участников, ознакомление с повесткой дня, ориентировочная информация (продолжительность заседания, основные пункты содержания, особые участники…).

2. Три основные фазы заседания: внимание!

Эти фазы применяются отдельно для каждого пункта повестки дня!

– Информационная фаза: введение в тему можете осуществлять как вы сами, так и другие.

– Рабочая фаза: обсуждение темы – обмен вопросами, информацией и аргументами.

– Результативная фаза: подведение итогов, голосование, планирование дальнейших действий, распределение заданий и выбор ответственных за их выполнение (кто, что до какого срока должен выполнить) или перенос принятия решения до следующего обсуждения.

3. Конечная фаза: благодарность всем присутствующим, отметить позитивные результаты. Затем короткое прощание и обсуждение срока следующей встречи, если необходимо.

Пожалуй, самая большая сложность – это управление ходом процесса. При спорах, отступлениях и отклонениях от темы будет непросто найти основную нить и вернуться к теме заседания. В такой ситуации Пауль намерен дышать глубоко и ровно, сохранять спокойствие и с дружелюбной настойчивостью возвращаться к соответствующему пункту повестки дня, при необходимости указав на время.

Гармоничность

Кроме того, обращайте внимание на Интро, присутствующих на пленуме. Возможно, им понадобится больше времени на выступление. Зачастую они говорят тише, чем участники-экстраверты, поэтому позаботьтесь, чтобы тихие люди могли высказаться в полной мере, и не только ради честного отношения. Вы знаете, что Интро предусмотрительны и осторожны, то есть ориентированы на надежность. И они могут внести в дискуссию важные аспекты, которые их коллеги-экстраверты иногда не замечают. Как тихий руководитель дискуссии, вы можете уделить особое внимание собратьям-интровертам, чтобы их высказывания заметили.

Особый случай: мозговой штурм

Метод мозгового штурма используют на заседании, если необходимо собрать как можно больше идей, например чтобы решить проблему или развить новое видение. Сначала участники быстро и спонтанно выдвигают всевозможные идеи, а ведущий их фиксирует, затем все собранные идеи рассматривают и обсуждают[13]. Для Экстра мозговой штурм – любимая форма коммуникации. Спонтанно и быстро выдавать любые идеи, находясь в группе, – что может быть роднее для людей, которым мысли обычно приходят в процессе говорения!

Иначе на это реагируют Интро. Они любят все продумать в спокойной обстановке, перед тем как высказать свои мысли, и желательно в уединении. Пока интровертные участники выскажут свои идеи, которые они тщательно обдумали и взвесили, уже, возможно, начнется следующий этап: анализ и обсуждение высказанного. Таким образом, идеи Интро не учитываются – а ведь количество таких людей в группе составляет примерно 50 %. Сьюзан Кейн указывает в своей книге на исследование, по данным которого большие группы работают менее продуктивно и креативно, в сравнении с малыми и даже в сравнении с некоторыми одиночными личностями (Кейн, 2011). Однако исключение при этом составляет мозговой штурм онлайн.

Мозговой штурм онлайн или на бумаге

Это означает, что вы, в принципе, можете заменить мозговой штурм другими эвристическими методами[14] – более «уединенными». Например, принять участие в мозговом штурме онлайн. Или если в вашей фирме или организации принято использовать метод мозгового штурма, то существует простое решение, как сделать его доступным для всех и продуктивным. Попросите участников штурма за несколько минут записать (преимущество 9) первые пришедшие в голову идеи. Этот способ позволит интровертам быть в своей стихии (внутри себя) и при этом использовать свое любимое средство общения. Затем идеи будут высказаны и записаны для всех на доске.