Возвращение к дзен

Когда мой проект достиг определенной зрелости, ко мне в почтовый ящик как из рога изобилия посыпались электронные сообщения, и я открывал электронную почту десятки раз в день. Но постепенно я стал проверять ее все реже. Сейчас я просматриваю электронную почту три раза в неделю.

Каждый понедельник, среду и пятницу в 15:00 – в это время моя работоспособность снижается – я переключаюсь из созидательного режима в менеджерский, запускаю электронную почту и просматриваю входящие сообщения.

Я придерживаюсь такого графика уже достаточно долго. Я ценю свое время и хочу направлять его на решение задач, которые обеспечивают получение максимальных результатов. У меня есть второй приоритетный почтовый ящик, известный примерно 10 контактам, и этот ящик я проверяю несколько раз в день. Это дает возможность самым близким мне людям и наиболее важным профессиональным контактам связываться со мной достаточно быстро. Как и большинство из нас, я все равно получаю слишком много электронной почты. Но организовав работу с электронной почтой как описано выше, я научился направлять больше времени и внимания на наиболее важные задачи.

В одном красноречивом исследовании было продемонстрировано, что «в большинстве случаев пользователи проверяют свою электронную почту, ничего при этом не предпринимая». Не проверяйте электронную почту, если у вас нет достаточно времени, внимания и энергии, чтобы ответить на входящие сообщения.

Скорее всего, вы не располагаете возможностью сократить частоту просмотра электронной почты до трех раз в неделю; и все же стоит щадить свое внимание и проверять почтовый ящик реже, чем это делается сегодня. Если вы хотите достигать выдающихся результатов, очень важно сохранять незадействованные резервы внимания. Когда вы отвечаете на каждое письмо в течение нескольких минут после его получения, то, скорее всего, вы распоряжаетесь своим вниманием недостаточно разумно.

Под конец «Года продуктивности» я стал испытывать гораздо меньше угрызений совести, если отказывался от встреч и совещаний, хотя это было не так легко. В случае, если у встречи или совещания не было четкой цели или повестки дня или мое участие было необязательным, я делал все, чтобы не терять время впустую. Это не всегда легко. Но всякий раз, когда я объяснял причину, почему не хочу участвовать, люди меня, как правило, понимали. Если мое участие абсолютно необходимо, я, скорее всего, предложу несколько сократить продолжительность совещания – это побуждает каждого участника прилагать больше энергии и внимания на единицу времени и тем самым быстрее продвигаться по повестке дня. Поскольку в Outlook предусмотрена продолжительность совещаний 15, 30, 45 или 60 минут, многие по умолчанию проводят совещания именно такой продолжительности. Но почему бы не закончить на 10 минут раньше? А если вы можете попросить кого-то из участников совещания в течение минуты рассказать вам, что там происходило, то высока вероятность, что такое совещание не стоит вашего времени. Если быть вежливым и указывать убедительные причины, почему вы не хотите участвовать, люди, как правило, проявляют понимание.

Безусловно, электронную почту и совещания нельзя полностью исключить из жизни, но вполне можно контролировать, насколько разумно вы расходуете на них время и внимание. Сжатие поддерживающих задач, имеющих низкую отдачу, является лучшим способом, который мне удалось найти, чтобы этого добиться. (Или по крайней мере это один из двух лучших способов, но я вернусь к этой теме отдельно.)

ЗАДАНИЕ: СЖИМАЕМ ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ ДЕЛА

Расчетное время на выполнение задания: 15 минут.

Необходимые энергия/концентрация: 7/10, хотя это зависит от того, насколько сильна ваша лимбическая система.

Ценность: 8/10.

Удовольствие от выполнения задания: 4,5/10.

Практический результат: вы будете еженедельно тратить значительно больше времени на дела с высокой отдачей, вместо того, чтобы топтаться на месте, занимаясь вспомогательными задачами.

Как всегда, вот простое задание: выбрать одно или два вспомогательных дела с низким уровнем отдачи, которые вы с трудом контролируете, и установить либо лимит времени на каждое из них, либо ограничить частоту обращения к ним (или то и другое).

Сразу важное предупреждение. Вы уже знаете, что произойдет, как только вы сократите количество времени, направляемое на вспомогательные дела: на полную мощность включится ваша лимбическая система. Как происходит всегда, когда мы упрощаем ситуацию, чтобы сосредоточиться в течение недели на более крупных и сложных делах, в игру вступает лимбическая система: вы начнете испытывать чувство вины, что редко просматриваете электронную почту (а вдруг пришло какое-нибудь важное сообщение?), отказываетесь от не слишком важных совещаний или боретесь с желанием еще разок заглянуть в социальные медиа. Не поддавайтесь соблазну! Как и в случае с отключением от интернета, это неуместное чувство вины со временем пройдет, а в результате вы получите возможность беспрепятственно фокусироваться на том, что по-настоящему важно.

И не бойтесь побаловать себя после успешной попытки сжать до минимума свои вспомогательные дела! Во время моего разговора с Чарлзом Дахиггом (автор бестселлера «Сила привычки»*) он подчеркнул, насколько важно стимулировать себя по мере формирования новых привычек: «[Когда между привычкой] и вознаграждением устанавливается неврологическая связь, это означает, что создается новая нейронная цепочка, связывающая их в нашем мозге». Если вам удалось успешно сократить время на вспомогательные технические дела с низкой отдачей, не бойтесь побаловать себя чем-нибудь, что действительно доставляет вам удовольствие, и тем самым сделать весь процесс более привлекательным. Весьма вероятно, что в долгосрочной перспективе это будет вам помогать.

* Дахигг Ч. Сила привычки: Почему мы живем и работаем именно так, а не иначе. – М.: Карьера Пресс, 2015.