Ваши критически важные дела

Задача, проект или обязательство могут представлять важность по одной из двух причин: они могут быть важны лично для вас (связаны с вашими ценностями) или же от них зависят ваши профессиональные результаты. Действия, которые связаны с вашими глубинными ценностями, будут мотивировать вас и давать чувство удовлетворения.

Если вам повезет, ваша работа будет наполнена задачами, которые имеют ценность для вас как для личности и одновременно для достижения профессиональных результатов. От того, насколько ваша работа похожа или непохожа на работу рабочего на заводе или на конвейере, зависит степень вашего контроля над процессом. В то время как рабочий завода должен делать то, что ему поручено, предприниматель может самостоятельно выбирать объект приложения усилий[2].

Когда я всерьез задумался о том, как распределяю время, то быстро осознал, каким огромным резервом продуктивности мне до сих пор не удавалось воспользоваться. Дело было вовсе не в том, что я работал спустя рукава, – просто мой набор задач не был оптимальным. Мне не удавалось достичь максимума продуктивности только потому, что я не определил для себя дела, выполнение которых имело бы максимальный эффект. Не имея такого списка, я не мог фокусироваться именно на этих задачах. Вместо этого я тратил время на дела, которые сами собой накапливались в моем ежедневнике.

Я думаю, уже один этот вывод свидетельствует о том, насколько ценным проект оказался для меня самого, и судя по всему, для многих моих читателей. Когда мы полностью погружены в свою работу, мы часто не в состоянии дистанцироваться от нее и понаблюдать, насколько рационально она выполняется. Изучение продуктивности в течение года привело меня к пониманию многих важных моментов вроде этого – какими очевидными они бы ни казались в ретроспективе.

Скорее всего, вы уже знакомы с «принципом Парето» (его еще часто называют правилом 80:20). В соответствии с этим принципом 80 % [некоторого результата] обеспечивается 20 % [некоторых действий]. Например, 80 % продаж приходится на 20 % клиентов, или 80 % всего дохода распределяется среди 20 % людей. Я считаю, что это правило также применимо к продуктивности: выполнение очень небольшого количества задач способно обеспечить львиную долю результатов.

Производительность заключается не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы делать «правильные» дела.

После моего эксперимента с медитацией я решил на время отстраниться от своего проекта, составить список всех обязательных дел и выбрать из него критически важные.

И тут я обнаружил нечто чрезвычайно интересное: мне удавалось достигать максимальных результатов, работая всего над тремя задачами. Вот эти задачи:

1. Написание статей о том, что удалось выяснить в ходе проекта.

2. Проведение на себе экспериментов, связанных с продуктивностью.

3. Чтение книг и исследований на тему продуктивности.

Естественно, у меня были и другие обязательные дела – такие как техобслуживание сайта, новостные рассылки, интервью с экспертами, обновление статуса в социальных медиа, ответы на электронную почту, проведение тренингов по продуктивности. И все же, когда я фокусировался на задачах первых трех типов, мне удавалось добиваться гораздо большего. За то же самое время все другие дела давали гораздо более скромные результаты, и большинство из них можно было вообще не делать или ужать до минимума (см. часть четвертую).

Задание: определяем задачи, обеспечивающие максимальную отдачу

Расчетное время на выполнение задания: 10 минут.

Необходимые энергия/концентрация: 8/10.

Ценность: 10/10.

Удовольствие от выполнения задания: 8/10.

Практический результат: вы определите, какие из ваших дел обеспечивают максимальную отдачу и, следовательно, на что следует направлять больше всего времени, внимания и энергии. Действительно, прежде чем инвестировать время в повышение продуктивности, важно понять, в каких именно делах вы намереваетесь стать более продуктивным. Цель этого простого задания именно в этом, и оно закладывает основу для остальной части книги.

К счастью, вам не придется медитировать в течение 35 часов в неделю, чтобы определить, какие дела способны обеспечить максимальную отдачу. Я протестировал огромное количество методов, которые должны были помочь мне расставить приоритеты. И хотя некоторые из этих методов работали достаточно хорошо, от большинства пришлось отказаться почти сразу. Может показаться, что определить приоритеты не так уж и просто, но и усложнять эту задачу, как делают многие, тоже не стоит.

Из всех заданий, содержащихся в данной книге, это одно из самых важных. В конце концов, трудно стать более продуктивным, если предварительно не провести инвентаризацию своих дел и не определить, в применении к каким из них продуктивность будет иметь решающее значение.

Мой абсолютный фаворит среди методов приоритизации почерпнут из книги Брайана Трейси «Съешьте лягушку!»*. Брайан говорит: «Девяносто процентов стоимости, которую вы привносите в свою компанию, являются результатом выполнения [всего] трех задач».

Он рекомендует линейный процесс для идентификации дел, обеспечивающих максимальную отдачу. Его метод очень прост, и я лишь немного изменил и расширил его, чтобы пользоваться им было еще проще:

1. Составьте список всех своих рабочих обязанностей. Этот этап занимает больше всего времени, но это очень круто – зафиксировать на листе бумаге (или на цифровом носителе, если вам так нравится) все, за что вы отвечаете на работе. Вероятнее всего, вы не проводите инвентаризацию своих обязанностей на работе еженедельно или даже ежемесячно.

2. После того как список создан, спросите себя: «Если бы было возможно ежедневно выполнять лишь один пункт из этого списка, то какой из пунктов позволил бы достичь наилучших результатов за то же количество времени?» Иными словами, какой пункт в списке является наиболее ценным с точки зрения вашего руководителя или для вас лично (если вы предприниматель или фрилансер, как я)?

3. Наконец, задайте себе вопрос: «Если бы нужно было выполнить еще два пункта из списка, то какие еще два дела позволяют достичь наилучших результатов за то же время?»

Эти три задачи (максимум четыре, если у вас есть четвертый пункт, столь же важный, как и первые три) и есть те 20 % дел, с помощью которых достигаются по меньшей мере 80 % результатов. Решающим тут является слово «результат»; в отличие от наиболее значимых задач, самые результативные задачи необязательно несут большую ценность или значение для вас лично, но они дают огромный вклад с точки зрения профессиональных или иных результатов.

Когда я начал сознательно и преднамеренно вкладывать больше времени, внимания и энергии в наиболее результативные дела, моя продуктивность резко выросла. Работать рациональнее, а не просто интенсивнее невозможно без того, чтобы сначала отстраниться и оценить ситуацию снаружи, и первая часть книги «Закладываем основы» посвящена именно этому.

Что делать после того, как основы заложены и вы определились со своими самыми результативными задачами? Воздействовать на них, конечно же.

* Трейси Б. Съешьте лягушку! 21 способ научиться преуспевать. – М.: Альпина Паблишер, 2009.