Структура системы хранения документов

Структура системы хранения документов

Мы уже выяснили, что «Личное собрание данных» (ЛСД) состоит из документов двух категорий — ПСЗ («Прикрыть свою задницу») и «Расширенное знание». Но если вы хотите создать «правильную систему хранения данных», имеющую семь рассмотренных выше признаков, то прежде чем приступать к сортировке бумаг по категориям, составьте план. С его помощью вы выполните рутинную часть работы по формированию картотеки быстрее, проще и с более высокой производительностью. Разработайте оптимальную систему сегодня — и в дальнейшем будете пожинать щедрые плоды своих усилий.

Первая стадия планирования системы хранения данных сводится к начальной инвентаризации. С чем предстоит работать? Оцените общую картину.

— Есть ли документы, которые можно отсканировать и перевести в цифровой формат?

— Есть ли документы, которые необходимо поместить в картотечный шкаф?

— Есть ли записные книжки или руководства, которым место на книжной полке?

— Имеются ли художественные произведения или другие предметы, защита и хранение которых предполагают наличие трубок, крючков, перекладин?

— Какого формата ваши бумаги — «стандарт» (21 х 29,7 см) или «письмо» (14,8 х 21 см)?

— Есть ли среди ваших рабочих бумаг личные?

— Имеются ли документы, требующие хранения в виде архива?

— Есть ли документы, подлежащие хранению в виде рабочих файлов?

— Есть ли несколько копий одного документа, но в разных вариантах?

Архивы — это неизменяемые единицы хранения, тогда как рабочие файлы могут корректироваться в текущем режиме. Рекомендуется хранить документы этих двух категорий в разных выдвижных ящиках или шкафах.

Оценив общую картину, переходите к деталям. Прямо сейчас займитесь бумагами и папками, но ничего удалять или сортировать пока не нужно. Бегло просмотрите и определите назначение документов. Я называют эту стадию «оценкой ситуации». Возьмите лист бумаги и ручку, чтобы кратко описывать содержание бумаг («служебные записки из отдела кадров», «контракты с торговой фирмой X», «годовые отчеты»). Слишком общее описание не подойдет («служебные записки»), поскольку впоследствии вы не сможете распределить документы по категориям. Уже делая эти записи, вы заметите определенные закономерности, которые будут важны для вас на двух следующих этапах.

На второй стадии планирования вы должны определиться с критериями уничтожения ненужных бумаг. Исходя из чего вы решаете, какие документы следует оставить, а от каких избавиться? Частично ответ на этот вопрос вам уже известен — это бумаги категорий ПСЗ и «Расширенное знание», но как установить, какие именно документы к ним относятся. Приведу пример того, чем руководствуюсь при этом я.

— Если я уничтожу этот документ, то не рискую ли я попасть в переплет, вылететь с работы, стать ответчиком по судебному иску, потерять деньги или оказаться за решеткой?

— Нужна ли мне эта информация под рукой, и не придется ли мне впоследствии, если я уничтожу этот документ, изрядно попыхтеть, чтобы добыть ее повторно?

— Поможет ли сохранение этого документа получить моим коллегам нужные сведения в мое отсутствие?

Разобравшись с правилами сохранения и удаления документов, на следующем этапе процесса планирования нужно определить структуру системы. Проблема в том, что сделать это можно бесчисленным множеством способов.

Выбранная вами структура должна отражать содержание и цель бумаг. Сейчас самое время просмотреть записи, которые вы делали во время их первичной инвентаризации, и решить, какие категории удовлетворяют стандартам, установленным вами на второй стадии планирования. Если категория попадает под определение «сохранить», она становится частью вашего ЛСД. В противном случае отсеивается.