Планирование встречи

Планирование встречи

На хорошо организованное собрание любо-дорого смотреть. К сожалению, такие встречаются крайне редко. Умение проводить эффективные и продуктивные заседания — весьма ценное и достойное уважения качество.

Если вы решили созвать совещание, прежде всего подготовьте повестку дня. Ее следует предоставить участникам для ознакомления хотя бы за 24 часа до начала мероприятия. Если за день до него вы еще не знаете, что же хотите обсудить, то лучше перенести его на другое время, когда у вас сложится более четкое представление о теме.

Как организатор собрания вы должны уметь сформулировать его цель одним предложением. Для этого закончите такую фразу «В конце этой встречи ее участники должны…» Далее следует конкретное, определенное задание, которое должно быть выполнено благодаря коллективной работе.

Рассмотрим пример правильно сформулированной цели.

В конце встречи его участники должны составить одностраничное ежегодное стратегическое заявление, которым наша команда будет руководствоваться в ближайшие 12 месяцев.

А это пример того, какой не должна быть цель встречи.

К концу встречи его участникам следует обсудить все вопросы повестки дня.

Когда цель встречи определена, вам необходимо провести ее таким образом, чтобы она была достигнута. Для этого повестка дня должна иметь четко выраженные начало, середину и конец.

Повестка дня

1. Призвать собравшихся к порядку.

1) Огласить цель встречи.

2) Описать, каким образом она будет достигнута.

3) Огласить всю информацию, необходимую для ее проведения.

2. Достичь цели собрания.

3. Завершить встречу.

1) Повторить все мероприятия и сроки, намеченные в ходе заседания.

2) Огласить достигнутую цель встречи.

3) Поблагодарить всех собравшихся за участие.

Набросав черновик повестки дня, приблизительно оцените, сколько времени требуется на каждый пункт. На начало совещания уйдет минута, на два вопроса, запланированные на середину, требуется по пять минут, и для завершения достаточно двух минут. Возможно, чтобы не выбиться из графика, стоит использовать таймер, но без звукового сигнала.

Проводя мероприятие, придерживайтесь повестки дня. Не нужно зачитывать ее вслух, но продвигайтесь строго по пунктам. Если дискуссия уходит в сторону от заявленной темы, объявите, что этот новый вопрос можно обсудить в другое время, а затем верните разговор в прежнее русло. Вполне корректно прозвучат, например, такие слова: «Джейсон и Дэшилл, мне нравятся ваши мысли по поводу XY. Вы не против, если мы встретимся в два часа и поговорим об этом за чашечкой кофе? Но сейчас давайте вернемся к нашей основной теме, чтобы Дана и Кэти успели в десять часов встретиться с клиентом Z».

После совещания, но еще до начала следующего рабочего дня, разошлите всем его участникам по электронной почте список мероприятий и сроков их выполнения, о которых договорились на встрече. Благодаря такому напоминанию люди внесут свои задачи в списки предстоящих дел.