Этапы создания «Личного собрания данных» (ЛСД)

Этапы создания «Личного собрания данных» (ЛСД)

— Выяснить, что у вас есть.

— Определить, по каким критериям отбирать документы для дальнейшего хранения.

— Установить категории и структуру данных.

— Рассортировать и отсканировать документы, создать картотеку.

— Сделать резервную копию цифровой информации с целью ее защиты от потери или повреждения.

Теперь проанализируйте названия созданных категорий. Вам понятно значение каждой из них с первого взгляда (признаки 1 и 4)? Стиль названия соответствует принятым правилам (признак 6)? Например, вы используете названия компаний-поставщиков или имена их представителей, с которыми поддерживаете деловые отношения? Узнает ли содержание категории любой ваш коллега, только взглянув на ее название (признак 3)? Легко ли добавлять категории к списку, если в ходе составления картотеки обнаружится новая информация (признак 5)? Есть ли среди них слишком большие, требующие разбиения на подклассы? Если вдруг в какой-то группе окажутся тысячи объектов, то сможете ли вы разделить ее на меньшие структуры? Если большая часть вашей работы связана с клиентом X, то категорию можно назвать «Клиент X», а подкатегориями будут «Клиент X: договора аренды в Калифорнии», «Клиент X: договора аренды в Техасе», «Клиент X: договора аренды в Массачусетсе». Только вы можете определить, какие из них нужны для вашей работы.

Если разбиение информации на определенные виды дается вам с трудом, попросите оценить ваши идеи какого-нибудь коллегу, владеющего организационными навыками, или сотрудника службы управления персоналом. Ведь в экстренных ситуациях именно эти люди будут искать требуемые данные в вашей картотеке, поэтому сейчас самое время спросить их, какая система хранения им кажется наиболее удобной. К тому же они знают специфику вашей работы и хотя бы приблизительно представляют себе, каким образом вы ее выполняете. Такие люди будут весьма полезны, даже если вы и не испытываете проблем с классификацией данных.

На последнем этапе процесса планирования вы должны освоить инструменты, которые понадобятся для приведения документов в порядок. Вот их перечень.

— Большая горизонтальная поверхность.

— Учетные карточки или чистая бумага.

— Ручки.

— Измельчитель бумаг.

— Коробка для сбора макулатуры.

— Мусорная корзина.

— Сканер для документов.

— Компьютер.

— Пустые папки.

— Устройство для изготовления ярлыков или готовые этикетки.

— Картотечный шкаф.