Экономим время на командировках

Сокращаем количество командировок

Много лет назад, в годы Второй мировой войны, в Великобритании вдоль дорог были установлены плакаты с неожиданным обращением: «Подумай, так ли тебе нужна эта поездка?» Конечно, власти прежде всего заботились об экономии столь драгоценного во время войны бензина, но по сути совет не устарел до сих пор и является актуальным для любой организации. Все эти долгие и утомительные перелеты, такси, поезда, бронирование номеров в отелях – иногда ради короткой и не столь важной встречи… А если, помимо личных неудобств, вспомнить еще и о материальных издержках и потере времени, то придется согласиться: цена этих поездок и в самом деле непомерно высока.

А потому, готовясь отправиться в командировку, нужно хорошенько взвесить следующее:

1. Так ли уж необходима эта поездка с точки зрения времени, которое будет затрачено на нее?

2. Если необходимость вступить в контакт с тем или иным человеком действительно есть, можно ли это сделать другими средствами? А именно:

– Пригласить его приехать к вам. Вплоть до того, что согласиться оплатить его дорожные расходы. В конце концов эта сумма едва ли будет больше, чем затраты на вашу собственную командировку. А время? Оно, как известно, дороже всего.

– Направить в командировку вместо себя кого-нибудь из подчиненных (если это допускается по статусу). К примеру, для участия в престижной конференции, когда лишь факт присутствия представителя организации подчеркивает ее значимость.

– Попытаться переговорить по телефону, в мессенджере или организовать видеоконференцию, в результате чего необходимость в личной встрече может отпасть.

– Отправить письмо или факсимильное сообщение: вполне возможно, на первом этапе этого будет достаточно, а встретиться можно позднее.

3. Можно ли отложить поездку? Иногда надобность в ней впоследствии отпадает. Или появляются и другие дела в этом регионе. В любом случае у вас будет выигрыш во времени.

Легко заметить, какую экономию времени даст каждый из предложенных вариантов. А если умножить сэкономленные таким образом часы на все ваши планируемые поездки, то это даст недели, а то и месяцы дополнительного рабочего времени. Поэтому, прежде чем в очередной раз заказывать билеты, подумайте: а стоит ли?

Увеличиваем отдачу от командировок

Есть поездки, без которых не обойтись. Они нужны, важны и обязательны. И здесь встает вопрос об эффективной организации таких поездок.

Существуют многочисленные доказательства того, что хорошо составленный график поездки повышает ее результативность.

Кроме основной цели командировки, можно поставить для себя и ряд других, позволяющих увеличить ее полезность. Например, посетить ряд организаций и фирм с целью установления деловых контактов, зондирования новых возможностей, получить информацию о потенциальных клиентах, партнерах, конкурентах. Ученые могут ознакомиться с местными библиотечными фондами, научными учреждениями, пообщаться с коллегами.

Необходимо заранее договориться о встречах по электронной почте или телефону, сформировав плотный график поездки.

Рациональное использование времени предполагает вдумчивое отношение к выбору транспорта: поезд, самолет, автобус, такси, собственный автомобиль. Надо иметь в виду, что быстрее – не значит удобнее.

Иногда аэропорты находятся далеко за городской чертой, и потому трансфер в город может представлять определенную проблему. К тому же сейчас контроль перед посадкой в самолет может занимать несколько часов, из-за чего приходится приезжать задолго до времени вылета. Кроме того, постоянные пересадки, например, из автобуса или такси в самолет, из самолета в автобус или такси не дадут возможности ни отдохнуть, ни поработать.

В поезде же, как правило, можно сделать и то и другое – в зависимости от настроения.

Для экономии времени на сборы в командировку:

• Составьте базовый список вещей, необходимых вам в поездках (паспорт, билеты, деньги (валюта), командировочное удостоверение; одежда, белье, туалетные и канцелярские принадлежности, мобильный телефон и зарядное устройство к нему, органайзер, записная книжка, визитные карточки, лекарства и т. п.).

• Составьте перечень необходимых действий перед отъездом из дома: полить цветы, отключить электробытовые приборы и т. д.