Фазы переговоров

Обзор фаз переговоров

Переговоры состоят из многих фаз. У каждой фазы есть свои задачи. Здесь представлен обзор, который включает советы, как действовать до и после переговоров.

Ход переговоров

Перед переговорами: подготовка

Задача: разъяснение.

Изложите свою позицию по трем вышеназванным пунктам. Кроме того, уточните время, место, присутствующих участников, средства общения и распределение задач.

На переговорах: фазы

Фаза 1. Начало

Задача: создать позитивную атмосферу.

Средства: беседа, вопросы и внимание к партнеру по переговорам, спокойные жесты, приятная обстановка.

Фаза 2. Основная суть переговоров

Задача: прийти к общему решению. Средства: аргументы, вопросы, внимание к говорящему, сравнение мнений, поиск компромиссов, принятие решений.

Фаза 3. Окончание

Задача: обсудить, как осуществить принятое решение, сохранить хорошие отношения. Средства: подвести итоги, распределить задачи, не осложнять ситуацию при разногласиях, вежливо попрощаться.

После переговоров: подготовка после переговоров

Задача: осуществить принятые решения, оценить переговоры. Что было хорошо? Что можно улучшить? Как?

Средства: самоанализ, записи; короткая встреча с другими участниками и обмен мнениями; записать главное.

Первая фаза

Первая фаза переговоров, то есть подготовка, выглядит у Зины следующим образом.

• Три пункта разъяснены – см. выше.

• Время: установлено. Место: кабинет шефа.

• Другие участники отсутствуют.

• Средства: два листа формата А4: один с обзором всех заданий и проектов, над которыми работает Зина, другой – с информацией о кандидате на должность Зины.

• Прочие задачи при подготовке: отсутствуют.

Вторая фаза

Зина продумала и вторую фазу – сами переговоры. Начало (1) не займет много времени. Зина знает своего шефа, он всегда дружелюбно настроен и общителен, что свойственно экстравертам, но из-за большой рабочей нагрузки нередко бывает нетерпелив. Зина понимает, что должна быстрее переходить к основному пункту. И она быстро перейдет к сути переговоров (2). Ее шеф обычно не любит ограничиваться одним способом решения проблемы, у него всегда много дополнительных предложений. Поэтому она собирается сообщить, что у нее недостаточно времени для новых заданий (в качестве подсказки у нее есть обзор) и ее это беспокоит. Затем она внимательно выслушает ответ. Она надеется, что сможет в этой фазе убедить руководителя принять оптимальное решение (новый сотрудник) или хотя бы сократить количество часов работы с магистрами.

Сохранять приятную атмосферу

В течение переговоров (с первой по третью фазу) необходимо заботиться о сохранении приятной атмосферы:

Переговоры: у каждого должна быть возможность высказаться

– Настаивайте на том, чтобы каждый смог высказаться. В том числе вы сами. Этот принцип также должен действовать при разговоре с вышестоящими, когда они вас перебивают. Просто скажите вежливо: «Позвольте мне закончить…»

– Если собеседник отступает от темы, постарайтесь вежливо вернуться к ней.

– Настройте свою речь на собеседника, подберите нужные слова.

– При общении смотрите в глаза собеседнику, следите, чтобы ваши жесты были спокойными. Если вы сидите, старайтесь не скрещивать руки и ноги[11].

– Сохраняйте как внешнее, так и внутреннее спокойствие при напряженной ситуации или если общение становится слишком шумным. Дышите глубоко и ровно, если испытываете стресс или сердитесь.

Зина смогла добиться успеха. Ее руководитель осознал, что для участия в новом исследовательском проекте (который он очень ценит) ей необходимо сократить нагрузку. Он согласен взять нового кандидата, но также желает, чтобы он мог участвовать в работе с проектом. Руководителя заинтересовал кандидат, которого рекомендовала Зина, он взял листок с его биографией. После переговоров задание Зины состоит в том, чтобы провести интервью и поговорить с руководством. Она очень довольна и, прощаясь, говорит шефу, что рада новым перспективам.