Этикет канцелярских принадлежностей
Этикет канцелярских принадлежностей
Открывай меня нежно.
Эмили Дикинсон. «Избранные письма»
Это красиво, правильно и дает вам возможность почувствовать себя особенной. Это цивилизованно, уважительно и вежливо. Она не прервет ваших занятий йогой, не переключит вас в режим ожидания, не заставит обмениваться пустыми сообщениями на автоответчике, не помешает вашему ужину, не передаст вирус и не будет получена и прочитана сотнями других незнакомых вам получателей. Написанная от руки записка – вершина цивилизованной коммуникации, свидетельствующая об особых чувствах, если она используется для выражения соболезнования, для поздравления, извинения, благодарности, пожелания скорейшего выздоровления, приглашения, просьбы или напоминания о горячих чувствах. Она демонстрирует ваше желание уделить время и внимание. Практически все особые личные отношения заслуживают посланий, написанных от руки.
Писчие принадлежности
Писчебумажные принадлежности должны четко отражать вашу индивидуальность: ваши потребности, вкус и личные предпочтения. Бумага может быть изготовлена на заказ и рассказывать о вашей национальности и любимых цветах или подходить к автомобилю, логотипу, обоям. Раскрашенные вручную скосы краев, разноцветные монограммы, металлизированная подкладка конверта и чернила в цвет бумаги добавят вашим посланиям неповторимой индивидуальности. При выборе писчих принадлежностей надо также подумать, какой предпочесть размер, толщину, цвет бумаги и чернил, техники печати, а также тип бумаги. Все эти детали и все ваши решения, конечно же, будут красноречиво говорить об авторе письма.
Бумага
? Традиционно бумага бывает белого или кремового цвета, а используемые для печати чернила – черного, темно-синего или коричневого.
? Водяные знаки на бумаге могут указывать на автора и являться признаком подлинности. Некоторые из них становятся символами статуса, а другие – произведениями искусства. Частное лицо может заказать для себя собственные водяные знаки, использовав свою подпись, логотип, название родной страны, яхты, сценическое имя и т.п.
? Лучший способ найти правильную для вас толщину бумаги – подержать ее, пощупать и согнуть.
? Хорошая бумага для писем должна иметь плотность между 24 и 32 фунтами.
? Для складывающихся карточек возьмите плотность 64 фунта.
? Для именных карточек плотность должна быть между 96 и 120 фунтами.
? Торговцы писчими принадлежностями и гравировщики используют для обозначения толщины бумаги термин «слой» («ply») (например, трехслойная, четырехслойная, пятислойная и т.д.).
? Личные и деловые визитные карточки должны выглядеть солидно и быть весомыми на ощупь, хотя некоторые предпочитают облегченный вариант, чтобы положить больше карточек в футляр или в бумажник.
? Чем выше содержание хлопка (rag), тем выше качество. Лучшая бумага производится из 100%-ного хлопка или из сочетания хлопка, пульпы твердых и мягких пород древесины и/или льна. Высококачественная бумага не всегда полностью состоит из хлопка, но имеет высокое содержание этого материала.
? Отличным выбором будет переработанная бумага, которая может похвастать разнообразием толщины, цветов и видов отделки поверхности.
? Бумага ручной работы очень прочная, но иногда бывает бугристой и слишком пористой. Потому, если только вы не страстный любитель расползающихся чернил, пожалуй, не стоит использовать при письме по такой бумаге перьевую ручку. Уникальность каждого листа, который может иметь цветные вкрапления, металлические частицы и/или кусочки цветов, травы, ниток, также заключается в мягких красителях и распушенных краях.
? Будь то традиционный стиль, современный или авангардный, гарнитура вашего шрифта, интервалы и цвет бумаги и чернил не должны выбиваться из общего решения – для достойного представления ваших чувств и мыслей.
Способ печати
Хотя выбор огромен, наиболее элегантно выглядит писчая бумага с ручной или компьютерной гравировкой. Эта древняя техника воспроизведения изображений на бумаге требует высокого мастерства и значительного опыта.
? Тиснение и термографическая печать дают рельефное изображение за меньшие деньги.
? Плоская печать, в процессе которой на поверхность просто наносятся чернила, обычно выглядит наименее эффектно и обходится дешевле всего.
? Для необычного винтажного оформления или открыток к особому случаю найдите кого-нибудь, кто работает на машине высокой печати. Этот древний метод типографской печати (изобретенный Гутенбергом еще в 1455 году) сегодня переживает второе рождение благодаря «малотиражной моде».
? Самым роскошным способом оформления посланий остается гравировка. Помимо имени, инициалов, логотипа/монограммы, адреса и т.д. можно изобразить также свой фамильный герб, эскиз здания, особый цветок или животных. Хотя писчая бумага с гравировкой обходится дороже, чем с тиснением, термографией или плоской печатью, гравировальным клише можно будет впоследствии пользоваться снова и снова – всякий раз, когда будет появляться необходимость. Отличительным знаком настоящей гравировки является легкое повреждение на оборотной стороне бумаги, и в отличие от термопечати гравировка имеет очень четкие чистые края. Клише вы получите после первого заказа.
? Если пишете перьевой ручкой, выберите высококачественные чернила на водяной основе. Лучшие чернила имеют густой темный цвет, легко ложатся и изготовляются из натуральных красителей: самые лучшие – из органических.
Принадлежности для женщин
? Карточки для корреспонденции: универсальны и могут применяться в разных сферах. На них можно нанести монограмму, имя или фамильный герб. Рамочка делает их менее официальными.
? Листы для писем: бывают разных размеров, с местом для адреса, если пожелаете его указать. Можно заказать дополнительные чистые листы для длинных писем.
? Личные/складные карточки/карточки с монограммой: обычно монограмма располагается на лицевой стороне, а внутри пишется сообщение.
? Личные визитные карточки: похожие на корпоративные визитные карточки, они содержат только личную информацию и раздаются только знакомым. Большинство содержит лишь имя, но вы можете добавить и другую информацию. Можно также написать дополнительную информацию от руки на обратной стороне, что будет выглядеть более интимно.
? Листы для писем большого формата: их требуется складывать дважды, чтобы вложить в конверт. Они используются не только мужчинами, но и женщинам для написания деловых писем.
? Писчие принадлежности с названием заведения: можно заказать их для своего загородного дома, яхты, ранчо или поместья для ваших гостей. На них может быть указано название вашей собственности и/или адрес.
? Почтовые карточки: некоторые используют их для простого и быстрого сообщения. Наверху обычно указаны ваше имя и адрес.
? Конверты: выбирайте конверты с подкладкой.
Принадлежности для мужчин
? Большинство мужчин использует листы большого формата как для деловых писем, так и для личных. В верхней части листа может быть указано имя или адрес, или и то, и другое. Если указано только имя, письмо выглядит более личным.
? Многие мужчины считают, что карточки для корреспонденции очень удобны для коротких личных записок.
Канцелярский набор делового человека
? На большинстве предметов должен быть логотип компании и контактная информация.
? Карточки для корреспонденции: эти бизнес-карточки белого или сливочного цвета являются важной частью канцелярского набора делового человека. Выбирайте легкочитаемый шрифт.
? Листы для писем: листы для писем должны быть высококачественными и иметь цвет от белого до сливочного; стандартный размер 8Ѕ х 11 дюймов.
? Визитные карточки: вы можете выделиться из толпы, используя высококачественный плотный картон, особенно если на него нанесена гравировка или термопечать вместо обычной плоской печати.
? Многие магазины предлагают наборы писчих принадлежностей. При таком подходе все необходимые вам предметы будут выполнены в одном стиле. Набор принадлежностей из разных сортов бумаги одного размера очень практичен и экономичен.
Канцелярский этикет
? Первоклассные писчие принадлежности – бумага, ручки, чернила и чернильницы – по-прежнему считаются главными признаками приличного дома и офиса.
? Благодарственное письмо направляется в течение недели после званого обеда и в течение двух недель после получения подарка. Детей также нужно приучать писать благодарственные письма в как можно более раннем возрасте.
? В приглашениях можно также указывать время окончания мероприятия; это будет очень удобно для всех.
? Фраза RSVP («Пожалуйста, ответьте») вместо regrets only («ответьте в случае отказа») – лучший вариант и для вас, и для ваших гостей.
? Если пара обручена или проживает совместно, нужно присылать приглашение на двоих, иногда направляются два отдельных приглашения.
? Считается неприемлемым не явиться после того, как вы приняли чье-то приглашение – за исключением, конечно, чрезвычайных ситуаций.
? Вы можете вкладывать в подарки свои визитные карточки, но обязательно сделайте на них надпись своей рукой.
? Выражение соболезнования или сочувствия должно быть написано от руки.
? Если организацией мероприятия делового характера занимаются несколько устроителей, на приглашении они должны быть перечислены в иерархическом порядке.
? Монограммы нужно использовать правильно, иначе неверный порядок или размер инициалов может смутить получателя. См. раздел «Монограммы».
? Когда складная карточка имеет монограмму наверху, следует начинать писать на первой странице и продолжать на третьей. При необходимости можно использовать и вторую страницу. Если же монограмма расположена по центру первой страницы, писать следует на третьей странице.
? На клапанах конвертов для личных отправлений обязательно должен иметься обратный адрес. Можно также добавить свое имя, но это будет менее элегантно. Можно использовать девятизначный почтовый индекс.
? Мужчины, которые не планируют писать длинных писем, могут использовать листы половинного размера. Они могут иметь наверху монограмму, герб или имя.
? Всегда указывайте дату, даже на самой короткой записке.
? При составлении приглашений соблюдайте стандартные правила для корреспонденции: второе имя пишется полностью, титул мужа предшествует титулу жены, «Ms.» считается приемлемым только для деловой корреспонденции; дети старше восемнадцати лет должны получать отдельные приглашения.
? Избегайте сокращений и аббревиатур, особенно в приглашениях и уведомлениях.
? На конвертах избегайте указывать сокращенные названия штатов и все слова пишите полностью (улица, бульвар, номер/квартира). В обратном адресе не нужно указывать свое имя. Заполнять конверты следует чернилами черного или темно-синего цвета.
? Лист вкладывайте в конверт так, чтобы текст был наверху.
? Для особенно важной записки или приглашения используйте каллиграфию (хотя бы на конверте), а также простую и элегантную бумагу.