Глава 17 Организованность

Глава 17

Организованность

Хаос есть закон природы, порядок – лишь мечта человеческая.

Генри Адамс

Аккуратность – внешняя сторона упорядоченности, а организованность – внутренняя. Если вы человек организованный, то ясно мыслите и успешно решаете проблемы в личной и профессиональной жизни. Внутренняя дисциплинированность помогает вам получать то, что нужно, и тогда, когда нужно, будь то документ в компьютере, телефонный номер, протокол встречи, свидетельство о рождении или зонтик. Организованность помогает приходить готовым, вовремя и туда, куда надо, эффективно и энергично справляться с постоянно меняющимися обстоятельствами в офисе и дома, чтобы главное всегда получало должное внимание, а мелочи никогда не переходили в разряд неотложных дел. Вы всегда можете вспомнить важные детали проекта, встречи, телефонного разговора или конференции.

Можно создать умнейшую файловую систему, но если вы не поддерживаете ее изо дня в день, она пропадет втуне. Организованность, как и аккуратность, – это систематичность, которая полностью зависит от автопилота. Из-за ежегодных обещаний самому себе дисциплинироваться (это всегда есть в списке новогодних планов) ежедневники и блокноты направляются в мусорное ведро, поскольку на передний план выходит уверенность в спасительной силе многокамерной настольной картотеки. Нет ничего криминального в пирамиде папок и файловых контейнеров, но только при условии, что у вас выработана привычка размещать документы в правильных ячейках.

От природы структурное и дисциплинированное мышление – это дар, как и способность действовать в условиях хаоса. Но даже если вы способны фиксировать, просеивать и классифицировать детали, пока над головой летают пули, все равно более организованный подход сэкономит ваше время, творческую энергию, самоконтроль и избавит от стресса. Лихорадочно разыскивая нужные вещи, готовясь в спешке к совещанию, о котором только что вспомнили, или пятнадцать минут проискав записи с заседания, а может быть, десять минут потратив на поиск в стопке писем отчета, который попадался на глаза две-три недели назад, вы теряете ценный ресурс под названием деятельная инициатива, который относится к тому же источнику, что и самоконтроль и принятие решений. Потратив время на поиск документа на своем столе, потом переключившись на электронный календарь, надеясь найти его во вложении к приглашению на встречу, и наконец обратившись к коллеге за копией, вы лишитесь активной инициативы еще до того, как документ попадет вам в руки. Напротив, выполнив на автопилоте незначительные ожидаемые задачи, вы сохраните мышление в тонусе ради наиболее сложной работы. Зачем растрачивать интеллект и силы на рутинные дела?

Метод микрорешений сам по себе является организующим инструментом, с помощью которого вы меняете свое поведение и достигаете результата. Сосредоточившись на одном-единственном изменении привычного уклада, вы сэкономите время и станете эффективнее. Изменение не должно быть всеохватывающим и сложным, это всего лишь шаг, который превратит требующую психологических усилий деятельность в автоматическую. Определите конкретный элемент, нуждающийся в исправлении, и сделайте его объектом микрорешения. Если каждый раз вы в стрессе ищете записи и документы, подумайте, почему их так трудно найти. Нужно посмотреть кипы бумаги на столе? В компьютере (ноутбуке) множество версий, через которые нужно пробраться к искомой? Сделали заметки к презентации и забыли дома? Ваша файловая система настолько не выстроена, что один документ может оказаться в нескольких категориях? Проанализировав огрехи своей нынешней системы хранения документов (или вообще осознав ее отсутствие), можно решить для себя, что главное – находить протоколы и материалы прошедших встреч. Можно взять за правило сохранять важные записи, сделанные во время заседаний, в электронном календаре, или создать папку с документами, расположенными в хронологическом порядке, – так вы быстро найдете и просмотрите их. И будете уверены, что у вас есть правильно организованная папка с ключевыми документами и записями. Поддерживать эту систему нужно безо всяких оговорок, занося туда все записи либо сразу после встреч, либо в конкретный день. Для начала можно сосредоточиться на новой папке для одного вида переговоров, чтобы на ее примере выработать привычку и ощутить преимущества такого подхода, при этом минимизировав помехи.

Любая система, которую вы создаете для себя, будет надежна, если поддерживать ее регулярно. Начните с самого простого формата, постепенно усовершенствовав его по своим потребностям. Удивительно, но простейшие организационные навыки способны повысить нашу продуктивность.